Firmanın tüm çalışanlarının işe girdiği ilk andan itibaren bordrolama süreçlerinde yasal mevzuata uygunluğun denetlenmesi ve olası risklerin tespit edilmesidir.
Bordro Analizinde Hangi Denetimleri Yapıyoruz?
- Personel işe giriş evraklarının kontrolü,
- Özlük evraklarının kontrolü,
- İş Göremezlik raporlarının SGK sistemine girişi/onaylanması ve puantaja alınmasındaki süreç kontrolü
- Personel işe giriş-işten çıkış işlemlerinin SGK sistemindeki bildirim doğruluğunun kontrolü,
- Engelli personelin indirim evraklarının kontrolü,
- İşten çıkışı gerçekleşen personellerin evraklarının kontrolü, varsa gerekli ücret hesaplamalarının kontrolü (kıdem, ihbar, izin)
- Yasal parametrelerin kontrolü,
- Puantaj verilerine göre aylık düzenli hesaplanan ücret bordrolarının kontrolü,
- Ek ödeme parametrelerinin uygulanma yönteminin doğruluk kontrolü, Ücret, Vergi ve SGK dışı kesintilerin (icra, avans, telefon limiti vb.) firma içi/dışı kaynaklarla (mahkeme kararı, muhasebe 196 hesaplar vb.) uyumluluğu ve kontrolü, Çalışanlara yapılan ayni veya nakdi ödemelerin yasal kontrolü,
- Beyannamelerde bordroya ilişkin verilerin doğruluğunun kontrolü,
- Yıllık izin formlarının kontrolü,
- Yıllık izin takip sistemlerinde uygulama kontrolü,
- İş Göremezlik raporlarının bordroya konu ediliyor ise kontrollerinin yapılması,
- Fazla mesai tutarlarının doğru ve yasal uygunluk kontrolü,
- Personel işe giriş/işten çıkış işlemlerinin yasal olarak uygun yapılıp yapılmadığı kontrolü,
- MUHSGK bildirimlerinin kontrolü
Bordro Denetimi / Analizi Neden Gerekli?
Firmalar için hem kurum içinde tutulan hem de dışarıdan hizmet olarak alınan bordro süreçlerinin kontrol edilmesi oldukça yorucu ve iş yükü isteyen bir süreçtir. Olası cezaların önüne geçmek adına, firmanızın bordro hizmetlerini, kanuni hesaplamalarını ve evrakların doğruluğunu profesyonel bir ekiple detaylıca kontrol ediyoruz, varsa aksaklıkların hızlıca önüne geçebiliyoruz.
Bordro Denetimi / Analizinin Firmanıza Getireceği Faydalar:
- Resmi dairelere bildirilmesi gereken evrakların doğru zamanda ve doğru tutar ile yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesi,
- Personel özlük evraklarında var olan eksiklerin tespit edilmesi
- Tüm bordrolama ve özlük süreçlerinin kontrol ve doğruluğunun sağlanması
- Bordroların İş Kanunu’na uygun yapılıp yapılmadığı kontrol ederek tüm olası cezaların önüne geçilmesi.
Bordro Denetimi Nedir, Neden Önemlidir?
İşletmenizi yasalara uygun şekilde yürütmek ve çalışanlarınıza adil davranmak istiyorsanız, bordro denetimini hafife alamazsınız. Her ay yüzlerce işlem yapılıyor; maaşlar hesaplanıyor, primler bildiriliyor, vergiler kesiliyor. Tüm bu hareketlerin birbiriyle uyumlu, eksiksiz ve doğru olması gerekiyor. Çünkü bordro sadece bir maaş cetveli değil, aynı zamanda SGK, İŞKUR ve vergi daireleri için resmi bir kayıt niteliğindedir. En ufak bir hata, yüksek meblağlarda idari para cezalarına veya geçmişe dönük denetimlerde sıkıntılı sonuçlara neden olabilir.
Bir bordro hatası, sadece belge üzerinde kalmaz; çalışan motivasyonunu etkiler, şirketin kamu otoriteleri nezdindeki itibarını zedeler ve zamanla güven kaybına neden olur. Doğru bordro yönetimi, sadece yasal uyumu sağlamakla kalmaz, işveren olarak sizin kurumsal şeffaflığınızı da güçlendirir.
Bordro Hataları Şirketinize Nasıl Zarar Verir?
Birçok şirket bordro süreçlerini sadece bordro yazılımına girdiği verilerden ibaret sanıyor. Oysa ki bordro insan kaynaklarının, muhasebenin ve hukuk biriminin ortak paydasında yürüyen hassas bir yapıdır. Örneğin bir çalışanın fazla mesai ücretinin yanlış hesaplanması, sadece o kişiyi değil tüm şirketi etkileyebilir. Bu tip hatalar genelde şu sonuçları doğurmaktadır:
- SGK’ya eksik ya da hatalı prim bildirimi yapılması durumunda geriye dönük ceza ve faiz yükü oluşur.
- Gelir vergisi matrahında yapılan yanlışlıklar, hem işvereni hem de çalışanı Maliye karşısında zor duruma düşürür.
- Yanlış ücret hesaplamaları çalışanla işveren arasında güven krizine yol açar.
- Ücret bordrosundaki hatalar, işe iade davalarında işverenin aleyhine delil olarak kullanılabilir.
- Eksik veya hatalı bildirilen bordrolar, kamu ihalelerine girerken şirketin elenmesine neden olabilir.
Bu tür hatalar sadece maddi değil, itibar yönünden de telafisi zor hasarlar bırakır. Özellikle büyüme sürecinde olan şirketlerde, bordro kontrol mekanizmalarının oturmamış olması büyük riskler doğurur.
SGK ve Vergi Uyumunda Bordro Analizinin Rolü
Bordro denetimi, Sosyal Güvenlik Kurumu ve vergi otoriteleri ile olan ilişkinizin sağlıklı yürümesi açısından önemli bir işlemdir. Her iki kurumun da farklı beklentileri ve kontrolleri bulunur. SGK açısından doğru kodlar, eksiksiz prim gün sayıları ve zamanında bildirimler önemlidir. Maliye ise gelir vergisi kesintileri, damga vergisi ve net-brüt dengesi gibi konulara odaklanır. Bordro analizini doğru yaparsanız şunları fark edebilirsiniz:
- Eksik ya da fazla bildirilen prim gün sayıları nedeniyle ileride doğabilecek SGK denetimi riskleri
- Vergi hesaplamalarında yapılan matematiksel ya da yasal limit hataları
- Yanlış teşvik uygulamaları sebebiyle geri istenebilecek devlet destekleri
- Asgari ücret desteklerinin eksik ya da hatalı kullanılması
- Yan ödeme kalemlerinin (ikramiye, yol-yemek vb.) eksik ya da fazla vergilendirilmesi
Bunlar sadece mali sorumluluğunuzu değil, aynı zamanda iş gücünüzle olan yasal bağınızı da doğrudan etkiler. Bu nedenle SGK ve vergi uyumu için yapılan bordro analizleri, şirketinize erken uyarı mekanizması gibi işlev görür.
Personel Ödemelerinde Doğruluk ve Şeffaflık Sağlamak
Her çalışan, emeğinin karşılığını adil şekilde almak ister. Ama bordro hataları, bu dengeyi bozan en büyük etkenlerden biridir. Özellikle fazla mesai, prim, ikramiye, yol-yemek ödemesi gibi yan haklar bordroya eksik veya hatalı yansıdığında, çalışanlar kendilerini değersiz hissedebilir. Bu da sadece moral bozukluğuna değil, verimlilik düşüşüne ve personel sirkülasyonuna yol açar.
Bordro denetimi, ödemelerin şirket içi politikalarla ve yasal mevzuatla tutarlılığını kontrol eder. Bordronun şeffaf bir yapıya sahip olması, sadece iç denetim açısından değil, dış denetimlerde de işverenin elini güçlendirir. Üstelik şeffaf bordro uygulamaları, işveren markası algısını olumlu etkileyerek nitelikli çalışanların şirkete olan bağlılığını artırır.
Personel ödemelerinde güveni sağlamak için dikkat edilmesi gereken bazı detaylar şu şekildedir:
- Tüm çalışanlara ait yan hakların bordroda net şekilde tanımlanması
- Brüt-net hesaplamaların standartlaştırılması
- Ücret pusulalarının zamanında ve anlaşılır şekilde iletilmesi
- Fazla mesai, resmi tatil ve yıllık izin gibi durumların sistemde doğru tanımlanması
- Bordro kontrolünün sadece muhasebe değil, insan kaynakları tarafından da çapraz şekilde yürütülmesi
Riskli Bordro Alanlarının Tespiti
Bordro denetimlerinde en çok karşılaşılan sorunlar, genellikle detay gibi görünen ancak yasal sonuçları büyük olabilen başlıklarda yoğunlaşır. Bu alanların başında, eksik prim bildirimi, doğru olmayan işe giriş-çıkış tarihleri, eksik ya da fazla fazla mesai kaydı gibi başlıklar gelir.
Riskli alanları tespit etmek, sadece geçmişe dönük hata aramak anlamına gelmez. Aynı zamanda geleceğe yönelik kontrol noktalarını güçlendirmek anlamına gelir. Bu nedenle şirketlerin bordro verilerini belirli aralıklarla dış gözle analiz ettirmesi gerekir. Bu analizlerde en çok dikkat edilen alanlar şunlardır:
- Asgari ücretin altında bordro düzenlenip düzenlenmediği
- Eksik gün nedenlerinin bordroya doğru yansıtılıp yansıtılmadığı
- Fazla mesai kayıtlarının gerçek zamanlı olarak tutulup tutulmadığı
- Bordroda tanımlı sosyal hakların şirket içi politikalarla uyumlu olup olmadığı
- Personel çıkış işlemlerinde kıdem ve ihbar hesaplamalarının doğru yapılıp yapılmadığı
Bunların detaylı şekilde incelenmesi, başınıza gelebilecek yasal sorunların önüne geçecektir.
Bordro Denetimi ile Teşvik Kayıplarının Önüne Geçin
Devletin istihdamı artırmak amacıyla verdiği birçok destek uygulaması, şirketlerin bordro yapısıyla doğrudan alakalıdır. Ancak bu desteklerden doğru şekilde yararlanmak için tüm bordro bilgilerinin mevzuata uygun olması gerekir. En ufak bir eksiklik ya da tutarsızlık, destekten yararlanamama ya da yararlandığınız desteğin geri istenmesiyle sonuçlanabilir.
Şirketlerin en çok kayıp yaşadığı noktalar genellikle şunlardır:
- Yanlış kodlanan işe girişler nedeniyle SGK desteklerinin uygulanamaması
- Geç bildirilen personel değişiklikleri sebebiyle destek süresinin kesilmesi
- Asgari ücret desteği alınabilecek personelin sistemde yanlış tanımlanması
- Eksik ya da fazla prim gün sayısıyla yapılan destek başvurularının reddedilmesi
Bu tür durumlar, sadece maddi kayba neden olmakla kalmaz, aynı zamanda şirketin mevzuat nezdindeki güvenilirliğini de sarsar.
Kurumsal Bordro Süreçlerini Nasıl Geliştirirsiniz?
Bordro denetimi, yalnızca hataları bulma aracı olarak değil, aynı zamanda kurumsal gelişimin bir parçası olarak değerlendirilmelidir. Kurumsal firmalar, bordro süreçlerini sürekli olarak güncellemelidir. Bu noktada yapılabilecek bazı iyileştirmeler şu şekildedir:
- Bordro yazılımı ile insan kaynakları sistemlerinin entegrasyonu
- Otomatik kontrol listeleriyle bordro verilerinin çift kontrol edilmesi
- Bordro hazırlıklarının her ay ön kontrol sürecinden geçirilmesi
- SGK ve vergi mevzuatındaki değişikliklerin aylık olarak takip edilmesi
Bu tür uygulamalar sadece hata oranını düşürmez; aynı zamanda çalışanlarla olan şeffaflığı ve güveni artırarak işveren markasını güçlendirir.